We kennen het allemaal: even snel dat appje naar je collega, een paar bureaus verderop. Of toch maar een mailtje, want “dan staat het meteen goed”. Even finetunen terwijl je ondertussen gewoon met je werk doorgaat. Je stoort niemand, je hoeft niet op te staan, je tikt het weg en gaat door. Geen gedoe. Het is een bekende gewoonte die we onszelf ongemerkt hebben aangeleerd. Multitasking in z’n zuiverste vorm, toch?

De praktijk leert echter dat het dan meestal nog helemaal niet goed staat en dat je voor je het weet in een hele uitwisseling zit: vraag, antwoord, misverstand, nuance, correctie… nog een mail erachteraan.

Woorden vertellen niet het hele verhaal.

Binnen één locatie is een groot deel van dat appen en mailen gewoon een omweg. Je haalt een gesprek weg uit de realiteit en stopt het in een kanaal dat minder kan. Geen blik, geen toon, geen timing. Alleen woorden.

Onderzoek van Albert Mehrabian wordt vaak aangehaald als het gaat over hoe mensen elkaar begrijpen in gesprekken. In zijn onderzoek keek hij naar wat nou eigenlijk precies bepaalt hoe een boodschap daadwerkelijk overkomt.

Zijn conclusie: bij een boodschap zit de betekenis maar voor een klein deel in de woorden zelf. De rest wordt bepaald door hóe iets wordt gezegd, toon en stemgebruik en door wat je ziet, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukking.

Met andere woorden: woorden alleen vertellen niet het hele verhaal.

Stoppen en opnieuw opstarten

Dat is precies waar het bij appen en mailen misgaat. Die extra lagen vallen weg. Je ziet geen reactie en hoort geen nuance; de non-verbale communicatie verdwijnt. Wat overblijft is tekst die je zelf moet interpreteren en daar ontstaat ruis.

Je bent dus met al dat ge-app en gemail vaak langer bezig om de communicatie goed te krijgen dan wanneer je de persoon in kwestie gewoon even in het echt aanspreekt. En dat allemaal “even snel”, tussen de gewone werkzaamheden door. Het kan bijna niet anders dan dat je ‘gewone’ werk daaronder lijdt, met concentratieproblemen en een hogere werkdruk als gevolg.

Natuurlijk: als het sporadisch een keer voorkomt, is er niets aan de hand. Maar ga voor de grap eens één dag bijhouden hoeveel tijd je kwijt bent aan zaken die je afhouden van jouw eigen, voorgenomen taak van die dag. Je zult versteld staan hoeveel tijd dat opslurpt terwijl je denkt dat je lekker efficiënt aan het multitasken bent.

Onderzoek van Susanne Pundt laat zien wat onderbrekingen doen met je werkdag. In haar onderzoek, uitgevoerd onder honderden kantoormedewerkers in Duitsland, werd gekeken hoe vaak mensen tijdens hun werk worden onderbroken bijvoorbeeld door e-mails, berichten of collega’s en wat dat effect is op hun concentratie en werkdruk.

Wat blijkt: onderbrekingen behoren tot de belangrijkste bronnen van werkstress. Elke onderbreking zorgt ervoor dat je moet stoppen en daarna opnieuw moet opstarten. En hoe complexer je werk, hoe groter de impact.

Je bent dus niet “even” afgeleid met al dat ge-app en ge-mail; je bent je concentratie compleet kwijt en die moet je telkens opnieuw opbouwen. Appen en mailen lijkt dus efficiënt, maar is dat allerminst. Daar komt nog bij dat je minder beweegt en elkaar minder ziet. Een gemiste kans.

Kom uit je stoel

Waarom loop je niet even naar de persoon in kwestie toe? In dat kleine stukje lopen zit veel meer dan alleen beweging. Het is een mini-reset. Je komt even los van je scherm, je hoofd schakelt en je maakt echt contact.

Bij echt contact zie je hoe iemand reageert. Je hoort twijfel of enthousiasme. Je stelt direct de juiste vervolgvraag. En vaak gebeurt er iets wat je niet had gepland: iemand anders vangt het op, haakt aan, denkt mee en komt met een idee waar jij zelf en je gesprekspartner niet op was gekomen.

Dat soort momenten ontstaan simpelweg niet in een inbox. Die ontstaan op de vloer, in de gang, bij dat ene korte gesprek dat eigenlijk nergens voor bedoeld was, maar toch iets opleverde.

Een belangrijk bijkomend voordeel is dat een gesprek veel beter blijft hangen. Omdat je het meemaakt. Omdat het context heeft. Omdat het menselijk is. Het verdwijnt niet in een lijst met berichten waar je later nog eens doorheen moet.

Nogmaals: appen en mailen hebben absoluut hun plek. Voor praktische zaken, voor bevestigingen, voor dingen die vastgelegd moeten worden of als iemand er simpelweg niet is. Maar binnen dezelfde locatie zouden ze niet de standaard moeten zijn.

Direct een gezonde snack?

Als je dan tóch loopt, pak het moment meteen mee. Loop even langs de Vita Bites en neem direct een gezonde snack of een fris stukje handfruit mee voor jezelf én voor je collega. Je bent toch al in beweging, dus waarom niet meteen iets kiezen dat je energie geeft in plaats van die snelle hap achter je bureau? En merk je dat appen en mailen een groot deel van je dag opslokken, bundel het dan eens. Niet de hele dag door reageren, maar vaste momenten kiezen waarop je je berichten afhandelt. Dat geeft rust. Je blijft langer in je concentratie en voorkomt dat je continu uit je werk wordt getrokken

Ontmoeting en verbinding

Dus de volgende keer dat je denkt: “ik stuur wel even een appje”… houdt het dan nog heel even vast. Maak eerst af waar je mee bezig was en blijf daarna niet zitten, maar sta op.

Loop even naar je collega toe en pak direct iets gezonds mee. Grote kans dat je sneller klaar bent, dat het meteen duidelijk is en dat je er nog een beter idee aan overhoudt ook. En eerlijk: het is in ieder geval gezelliger.

Kortom: niet appen, maar stappen.